AISB-807 Support Officer

Aperçu du rôle

Nous recherchons un(e ) chargé(e) de soutien pour renforcer la planification stratégique, la coordination des parties prenantes, le soutien à la direction et les activités de reporting au sein d'une organisation complexe et structurée.

Ce rôle combine soutien stratégique, relations avec les parties prenantes, administration et analyse de données. Il exige discrétion, un sens aigu de l'organisation et la capacité de collaborer avec différents services. Le titulaire du poste apporte un soutien direct aux équipes de direction et contribue à une gouvernance efficace, au suivi du portefeuille et à une prise de décision éclairée.

Principales responsabilités

Soutien à la planification stratégique

• Contribuer à l'élaboration de politiques, de processus, de normes et de lignes directrices soutenant la planification stratégique
• Élaborer, maintenir et communiquer des plans stratégiques et de changement
• Fournir des orientations aux parties prenantes afin d'assurer la conformité avec les approches de planification établies
• S’assurer de la connaissance des méthodes de gestion stratégique, des échéanciers et des cadres de gouvernance
• Collecter, consolider et analyser les informations afin de produire des rapports et des analyses soutenant les processus de gestion stratégique

Conseils spécialisés

• Fournir un soutien consultatif détaillé dans un ou plusieurs domaines de spécialisation liés à la planification et aux opérations
• Maintenir à jour ses connaissances professionnelles dans les spécialisations assignées.
• Reconnaître les limites de sa propre expertise et collaborer avec d'autres spécialistes lorsque cela s'avère nécessaire
• S'assurer que les conseils prodigués sont appropriés, exacts et conformes aux besoins de l'organisation

Gestion des relations avec les parties prenantes

• Gérer les problèmes et les difficultés en coordonnant les solutions, les actions correctives et les enseignements tirés.
• Mettre en œuvre et maintenir des plans de communication et d'engagement des parties prenantes
• Recueillir et utiliser les commentaires des parties prenantes pour mesurer l'efficacité et améliorer les relations
• Soutenir le développement de relations solides et fondées sur la confiance à travers les interfaces organisationnelles.

Administration des affaires et de la direction

• Diriger et coordonner les initiatives stratégiques interdépartementales
• Concevoir les calendriers des réunions, des forums et des instances de gouvernance de la direction.
• Préparer les ordres du jour, définir les objectifs des réunions et gérer les actions de suivi
• Apporter un soutien à la haute direction par le biais du suivi des progrès, du suivi des risques et de la résolution des problèmes
• Traiter les informations hautement sensibles et confidentielles avec discrétion

Administration de bureau

• Organise and coordinate large meetings, workshops, and conferences
• Contribute to continuous improvement of office administration processes and best practices
• Design and optimise office administration workflows
• Monitor the effectiveness of administrative support functions and propose improvements
• Monitor market and industry trends related to enterprise office administration

Reporting & Data Insights

• Develop and enhance Power BI dashboards and reports aligned with mission and portfolio performance
• Prepare clear, actionable insights and management reports tailored to stakeholder needs
• Facilitate consistent and effective portfolio‑level reporting
• Consolidate and analyse data and metrics from service and operational platforms
• Ensure data accuracy, consistency, and alignment with organisational expectations
• Ensure efficient information flow and coordination across stakeholders and interfaces

Additional Responsibilities

• Perform additional tasks as required by the organisation
• Act as a deputy for higher‑grade staff when necessary

Required Qualifications & Experience

Essential

• Bachelor’s degree from a recognised university in a relevant field plus at least 2 years of relevant experience
  OR
• In lieu of a degree, minimum 6 years of progressive and relevant professional experience
• At least 2 years of experience in management support, coordination, planning, or professional‑level administrative roles
• Proven ability to multitask, manage priorities, and work under pressure
• Demonstrated experience in presenting complex information clearly and persuasively
• Excellent written and verbal communication skills, including experience drafting policies, reports, or briefing notes

Desirable Experience

• Business process design and implementation
• Resource planning and personnel coordination
• Budget planning and budget management

Skills & Tools

• Strong proficiency with the Microsoft Office suite
• Proven organisational, coordination, and communication skills

Certifications (Nice to Have)

• Management of Risk
• PRINCE2 Foundation

Profile Expectations

• Highly organised, structured, and detail‑oriented
• Strong sense of discretion and confidentiality
• Collaborative mindset with the ability to operate across organisational boundaries
• Comfortable supporting senior leadership and executive‑level governance
• Analytical, proactive, and solution‑oriented

Required Security Clearance: NATO Secret