AISB-491Project Proposal and Governance Assistant

Nous sommes à la recherche d’un Project Proposal and Governance Assistant pour rejoindre une équipe structurée et performante dans un environnement international dynamique. Il s’agit d’une excellente occasion de soutenir les activités essentielles de coordination et de gouvernance du projet.

🔹 Vos responsabilités

1. Soutien à la proposition de projet

• Contribuer à la rédaction, à l’examen et à la finalisation des propositions de projet.
• S’assurer que les propositions sont claires, exhaustives et alignées sur les priorités stratégiques.
• Collaborer avec des experts en la matière pour recueillir des contributions pertinentes.

2. Coordination des actifs en construction (AUC)

• Suivre et coordonner le processus de l’AUC, en veillant à ce que la documentation et les échéanciers soient respectés.
• Fournir des mises à jour régulières sur l’état d’avancement et assurer le respect des politiques internes.

3. Gouvernance et soutien du portefeuille

• Aider à la préparation des réunions de gouvernance : rédiger les ordres du jour, les présentations et les procès-verbaux.
• Soutenir la mise en œuvre des normes de gouvernance et suivre les indicateurs clés de performance pertinents.
• Préparer des rapports de portefeuille de projets pour la haute direction.

4. Communication et rapports

• Traduisez le contenu technique en mises à jour claires et concises pour les parties prenantes internes et externes.
• Documentez avec précision les décisions, les processus et les jalons du projet.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus du bureau de projet et aider au suivi de la performance.

5. Flexibilité opérationnelle

• Être prêt à remplacer le personnel supérieur si nécessaire.
• Effectuer des tâches supplémentaires au besoin pour soutenir la livraison du projet.

🔹 Votre profil

Formation et expérience

• Formation professionnelle supérieure avec au moins 3 ans d’expérience pertinente OU
  Enseignement secondaire avec au moins 5 ans d’expérience pertinente.
• Solide expérience en gestion de clientèle et en coordination de projets.
• Connaissance des pratiques de gestion de projets, de programmes et de portefeuilles (P3M).

Compétences techniques

• Maîtrise approfondie de MS Excel (tableaux croisés dynamiques, macros, connexions de données).
• Maîtrise avancée de PowerPoint et SharePoint.
• Utilisateur confiant des outils Microsoft Office (Word, Access, OneNote, etc.).

Langage et communication

• Excellent anglais écrit et parlé.
• Possibilité de simplifier le contenu technique pour des publics non techniques.
• Solides compétences interpersonnelles et réactivité vis-à-vis des parties prenantes.

🔹 Actifs supplémentaires

• Certification en gestion de projet (PRINCE2, PMP) ou ITIL niveau intermédiaire.
• Expérience dans la gestion de la relation client.
• Expérience antérieure dans des contextes internationaux ou intergouvernementaux.
• Connaissance des grandes organisations ou des cadres de gouvernance structurés.

🔹 Conditions et exigences

• Présence à temps plein sur place à Braine-l’Alleud, Belgique.
• La citoyenneté de l’UE est obligatoire.
• Une cote de sécurité secrète de l’OTAN est requise avant de commencer.